Od začátku dubna vstoupí do ostrého provozu nový systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), který výrazně změní způsob, jakým firmy předávají data o zaměstnancích státu. Podle ministerstva práce má nový nástroj zjednodušit administrativu a postupně nahradit až 25 různých formulářů zasílaných na různé úřady. V praxi však personalisty, účetní i IT dodavatele čeká náročné období – zejména kvůli rozsahu nových dat a nutným úpravám mzdových systémů.
Zapojit se musí statisíce zaměstnavatelů
Do systému se budou muset zapojit všichni zaměstnavatelé v Česku, kterých je podle odhadů státu zhruba 420 tisíc. Nově se navíc do evidence přihlásí asi 40 tisíc subjektů, které dosud žádná pravidelná hlášení o zaměstnancích neposílaly – typicky spolky nebo společenství vlastníků jednotek.
V dubnu budou zaměstnavatelé do systému poprvé registrovat své zaměstnance, a to i zpětně od začátku roku. První pravidelné hlášení za dubnové mzdy budou firmy podávat do 20. května. Následně bude nutné do konce června doplnit i mzdová data za měsíce leden až březen.
Jednodušší formuláře, ale více dat
Politici prezentují JMHZ především jako krok ke snížení administrativní zátěže. Jeden formulář má totiž postupně nahradit několik dosavadních hlášení směrem k různým institucím.
Současně se však výrazně rozšiřuje rozsah údajů, které budou zaměstnavatelé státu poskytovat. Celkově může jít až o 300 různých datových položek o každém pracovníkovi, přičemž konkrétní rozsah závisí na typu pracovního vztahu, profesi nebo dalších parametrech.
Mezi nově požadované informace mohou patřit například:
- nejvyšší dosažené vzdělání,
- kód profese podle statistické klasifikace,
- místo výkonu práce,
- údaje o osobách ve společné domácnosti.
Pro řadu firem to znamená, že budou muset nově sbírat data, která dosud vůbec neevidovaly. Personalisté tak budou muset zaměstnancům vysvětlovat, proč jsou tyto informace vyžadovány a jak budou využity. Podle odborníků přitom část pracovníků považuje některé údaje za citlivé a může se zdráhat je poskytovat.
Největší výzva: úprava mzdových systémů
Jednou z největších výzev je připravenost mzdových a účetních softwarů. Nový systém vyžaduje rozsáhlé technické úpravy, aby bylo možné data generovat a odesílat v předepsané podobě.
Podle zástupců podnikatelů se problémy očekávají hlavně u menších firem, které využívají software od menších lokálních dodavatelů nebo mají vlastní řešení vyvinutá na míru. Některé IT firmy podle podnikatelských asociací nestihly implementaci dokončit včas nebo ji kvůli náročnosti projektu dokonce vzdaly.
Vývojáři upozorňují také na velký objem technické dokumentace, která má kolem 1200 stran a průběžně se aktualizuje. Pro firmy, které současně řeší každoroční změny v daňové a mzdové legislativě, jde o výraznou dodatečnou zátěž.
Omezené testování zvyšuje nejistotu
Dalším problémem je podle IT dodavatelů i omezená možnost testování systému. Někteří vývojáři upozorňují, že zatím neměli k dispozici prostředí, kam by mohli zkušební hlášení odesílat a ověřovat, zda jsou data správně připravena.
To vyvolává obavy z toho, jak bude systém fungovat po spuštění v ostrém provozu. V případě chyb v hlášení totiž může být jejich dohledávání časově náročné – jak pro firmy, tak pro vývojáře softwaru.
Stát odklad neplánuje
Ministerstvo práce přesto odmítá, že by se start systému měl odkládat. Podle zástupců resortu bude zavádění postupné a zaměstnavatelé budou mít určitou dobu na doladění procesů. Reálný termín, kdy musí být vše plně připravené, ministerstvo označuje až 20. května, kdy se podává první ostré hlášení.