Mnoho firem zaměňuje dva pojmy, které ve skutečnosti plní úplně jinou roli. Evidence pracovní doby zaznamenává skutečně odpracovaný čas včetně práce z domova a služebních cest a její vedení ukládá zákon. Naproti tomu evidence docházky sleduje jen fyzickou přítomnost na pracovišti, není povinná a slouží čistě pro interní potřeby. Spoléhat se na pouhý docházkový systém jako na splnění zákonné povinnosti je proto rizikové.
Zaměstnavatel musí prokazatelně evidovat pracovní dobu u všech zaměstnanců a záznam musí zachytit začátek a konec směny, přesčasy, noční práci i pracovní pohotovost. Forma přitom není předepsaná postačí papírové výkazy, tabulka nebo elektronický systém, podmínkou je, aby byla evidence přehledná, průkazná a doložitelná při inspekci. Pokud chybí, jde o přestupek, za který hrozí pokuta sahající od statisíců až k milionům korun.
Pozornost si zaslouží i moderní řešení postavená na biometrii, jako jsou otisky prstů nebo sken obličeje. Tam se rozjíždí přísný režim ochrany osobních údajů: je nutné posoudit zákonný důvod zpracování a přiměřenost celého řešení. Než firma nasadí biometrickou docházku, měla by mít tuto analýzu hotovou, jinak by mohla řešit vedle pracovněprávní povinnosti ještě problém s ochranou dat.